Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên cuối năm hoàn hảo

Vào những ngày cuối năm, các doanh nghiệp thường tổ chức tiệc tất niên cuối năm hay còn gọi là Year End Party. Trong buổi tiệc này sẽ có sự góp mặt của nhân viên, khách hàng quan trọng và đối tác của công ty. Thông qua buổi tiệc này doanh nghiệp sẽ tổng kết lại hành trình, chặng đường của công ty trong suốt một năm qua. Ngoài ra, đây cũng là thời gian để tất cả mọi người củng cố lại các mối quan hệ và nhớ lại những kỉ niệm đáng nhớ trong năm qua. Với công dụng và ý nghĩa đặc biệt trên, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết cho buổi liên hoan cuối năm này. Dưới đây là những lưu ý không thể bỏ qua khi tổ chức liên hoan cuối năm, cùng tham khảo dưới đây nhé.

Lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty

Để buổi tiệc được tổ chức kịp tiến độ và suôn sẻ tốt đẹp, bạn nên lên kế hoạch chuẩn bị trước 3 tuần và dưới đây là những công việc cần lưu ý, phải xác định cụ thể và rõ ràng:

Lên ý tưởng cho buổi tiệc tất niên

Khi lên ý tưởng cho buổi tiệc tất niên, cần xét đến 3 yếu tố quan trọng sau đây: chủ đề buổi tiệc phải mang tính sự kiện, mang tính cộng đồng và chủ phải gắn liền với doanh nghiệp. Khi xác định được ý tưởng của buổi tiệc tất niên đầy đủ với 3 yếu tố cần thiết này, sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức tiệc tất niên thiết thực và ý nghĩa hơn.

Một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm:

• Chủ đề dạ tiệc đỏ và vàng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đỏ và vàng, mang không khí của ngày Tết. Với ý tưởng này, khách mời đến tham dự tiệc tất niên sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code đỏ và vàng của buổi lễ.
• Chủ đề Pool Party: Là sự kiện tổ chức tiệc tất niên tại về bơi. Xu hướng tổ chức tiệc Pool Party đang được rất thịnh hành với các công ty có số lượng nhân viên ít, nhân viên trẻ trung và năng động. 
• Chủ đề hành trình cuối năm: Với chủ đề ý nghĩa này buổi tiệc sẽ được tổ chức như một chuyến xe buýt hoặc con tàu từ lúc con tàu khời hành trải qua biết bao chặng đường, thử thách để đi đến điểm dừng chân thành công cuối cùng.
• Chủ đề Color Party: Là buổi tiệc tất niên với đầy màu sắc với mỗi màu sắc sẽ đại diện cho từng khoảnh khắc đáng nhớ của doanh nghiệp trong suốt năm qua. 

Xem ngay: Tham khảo ngay mẫu kế hoạch tổ chức tất niên, tổng kết cuối năm

Lập danh sách số lượng người tham gia

Bước 1: Xác định số lượng và đối tượng khách mời ( nhân viên, đối tác và khách hàng).

Bước 2: Tổng hợp, phân loại và lập danh sách khách mời

• Phân loại đối tượng khách mời bao gồm danh sách khách VIP, khách mời chính thức, khách mời dự bị và danh sách khách mời là cơ quan truyền thông, báo chí.
• Lưu ý trong bảng danh sách khách mời, cần xác định những thông tin chi tiết về khách mời như: họ tên, chức danh/ đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại, email,...

Lựa chọn địa điểm, xác định thời gian tổ chức

Khi xác định tổ chức tiệc tất niên cuối năm, công ty cần xác định thời gian tổ chức, xác định địa điểm tổ chức và đặt lịch với bên địa điểm tổ chức. Doanh nghiệp cần xác định cụ thể, rõ ràng và thông báo sớm đến các nhân viên, đối tác và khách hàng để mọi người sắp xếp công việc và có thời gian để chuẩn bị cho buổi tiệc.

Tham khảo địa điểm tổ chức tiệc tất niên trong nhà có thể là: trung tâm hội nghị, khách sạn 4-5 sao, nhà hàng sân vườn, Beer - Club hay Bar. Một số địa điểm tổ chức tiệc ngoài trời khu du lịch sinh thái, hội nghị sân vườn, bãi biển hay vường ẩm thực. Lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên cần lựa chọn những địa điểm dễ tìm, không cách quá xa trung tâm thành phố, không gian rộng rãi và an toàn.

Xác định concept, mood và theme cho buổi tiệc

Tùy vào ý tưởng, chủ đề mà doanh nghiệp xác định từ ban đầu, mà ban tổ chức sự kiện có thể lựa chọn concept, màu sắc trang trí không gian buổi tiệc phù hợp. Chẳng hạn như về màu sắc vì là buổi tiệc tất niên chào năm cũ, đón năm mới nên màu sắc chủ đạo có thể là đỏ và vàng.

Xem ngay: Dịch vụ thiết kế Backdrop tất niên chuyên nghiệp, độc đáo số 1 Việt Nam

Chuẩn bị các tiết mục cho buổi tiệc tất niên

Các tiết mục cần chuẩn bị cho buổi tiệc tất niên bao gồm phần tiệc và phần văn nghệ. Phần văn nghệ tất niên bao gồm các tiết mục như: tiết mục ca nhạc, múa; trò chơi; chương trình bốc thăm trúng thưởng,....Đối với phần tiệc tất niên có thể xác định theo bàn, xác định số lượng món ăn hay tiệc buffet sẽ bao gồm các món như: món khai vị, món chính, món tráng miệng và nước uống.

Lên kịch bản cho chương trình tổng kết cuối năm của công ty

• Số thự tự và thời gian cụ thể các phần sẽ diễn ra.
• Tên tiết mục để thuận tiện hơn cho việc chạy chương trình sự kiện. 
• Kịch bản MC cụ thể, rõ ràng để MC dễ dàng trình bày, điều hành buổi sự kiện.
• Người xuất hiện, thể hiện ở từng phần. Để mọi người biết mình sẽ chịu trách nhiệm cho phần hay tiết mục nào.
• Phân bổ thời gian phù hợp cho từng phần.

Tìm kiếm nhân sự và chuẩn bị thiết bị cho chương trình

Để buổi tiệc được diễn ra theo đúng trình tự, suôn sẻ và tốt đẹp, doanh nghiệp cần tìm kiếm nhân sự và chuẩn bị các thiết bị, đạo cụ cho buổi tiệc. Đội nhân sự bao gồm: quản lý sự kiện, MC chương trình, lễ tân đón khách, ekip hỗ trợ chương trình, đội an ninh và camera man lưu giữ hình ảnh kỉ niệm. 

Các thiết bị, đạo cụ cần chuẩn bị cho buổi tiệc tất niên gồm có: thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, nhà bạt, màn hình LED, backdrop tất niên, bandroll, photo booth, gallery, thiệp mời, trang phục đạo cụ cho các tiết mục văn nghệ.

Hoạch định ngân sách tổ chức 

Các chi phí tổ chức sự kiện tất niên cuối năm cho công ty sẽ bao gồm: chi phí thuê địa điểm; chi phí ăn uống; chi phí trang trí cho buổi tiệc; chi phí âm thanh ánh sáng; chi phí cho các tiết mục văn nghệ; chi phí set up thuê bàn ghế; chi phí thiết kế và in ấn các ấn phẩm backdrop tất niên, hashtag, thiệp mời, menu, bằng khen,....; hi phí thuê camera man; chi phí thuê MC, ca sĩ, tiếp tân, đồng phục,...; chi phí chuẩn bị quà tặng; chi phí dự phòng và chi phí phát sinh.

Lưu ý khi tiến hành thực hiện tổ chức tiệc tất niên cuối năm 

Dựng khung chương trình

• Thiết kế chuẩn bị cách gà 2 bên, phòng cho các nghệ sĩ chuẩn bị biểu diễn.
• Bố trí khu vực chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu và khách tham dự.
• Dựng và trang trí sân khấu.

Chạy thử chương trình 

Sau khi hoàn thành xong mọi công đoạn chuẩn bị, ban tổ chức sự kiện nên cho chạy thử chương trình để tổng duyệt lại kịch bản chương trình, test âm thanh, ánh ánh,....

Phân chia nhân sự đón khách

Doanh nghiệp nên chia nhân sự đón khách thành 3 nhóm gồm: nhóm nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đổ xe, nhóm tiếp đón khách từ cổng chào, và nhóm tiếp đón khách vào chỗ ngồi.

Đừng bỏ qua: Tổng hợp 10+ mẫu thư chúc Tết khách hàng hay nhất hiện nay

Tiến hành chạy chương trình chính thức

Khi chương trình được chính thức tổ chức, ban tổ chức sự kiện cần giám sát, điều phối chương trình. Sao cho buổi tiệc được diễn ra theo đúng trình tự và kịp tiến độ.

Kết thúc buổi lễ

Kết thúc buổi lễ là thời gian doanh nghiệp chụp ảnh kỉ niệm, trao quà lưu niêm cho đối tác và tiễn khách.

Trên đây, là những lưu ý bạn cần quan tâm và chú trọng khi tổ chức tiệc tất niên cuối năm. Để buổi tiệc thành tốt đẹp cũng như khẳng định vị thế và quảng bá thương hiệu đến nhiều đối tượng, khách hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các ấn phẩm truyền thông phục vụ event cuối năm như: Backdrop tất niên có công dụng truyền tải thông điệp buổi tiệc hay hashtag cầm tay giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Printgo cung cấp dịch vụ thiết kế và in ấn các ấn phẩm phục vụ event cuối năm. Chúng tôi sở hữu kho mẫu backdrop tất niên, hashtag cầm tay và mẫu bằng khen đẹp, độc đáo và ấn tượng, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian lựa chọn mẫu. Cùng với đó là công nghệ in ấn hiện đại đảm bảo chất lượng sản phẩm đẹp, rõ ràng và sắc nét. Printgo nền tảng thiết kế và in ấn uy tín, chất lượng trên toàn quốc.

Mọi thông tin xin liên hệ đến Printgo, qua thông tin dưới đây:

• Hotline: 1900.633313
• Email: sale@printgo.vn
• Địa chỉ: Tầng 19, toà nhà HCMCC, 249 A Thuỵ Khuê, Tây Hồ, Hà Nội
• Website: https://printgo.vn/